Wdrażanie ISO 9001:2015
Wdrożenie Systemu Zarządzania Jakością rozpoczynamy od działań przygotowawczych, polegających na przeprowadzeniu analizy strategii przedsiębiorstwa i powołaniu zespołu wdrożeniowego.
Po ustaleniu wymagań dotyczących systemu, analizie funkcjonalnej i wstępnej identyfikacji procesów (względnie analizie już zidentyfikowanych procesów) możliwe jest ustalenie różnic pomiędzy wymaganiami dotyczącymi systemu, a stanem faktycznym.
Na tej podstawie opracowywany jest plan wdrożenia, z dokładnym harmonogramem prac.
Realizacja wdrożenia może być podzielona na funkcjonalne etapy, umożliwiające łatwiejszą weryfikację dokonanych działań. Uruchamianie systemu może być również realizowane etapowo, po przeprowadzeniu niezbędnych szkoleń.
Zwykle, po miesiącu działań w systemie przeprowadzony zostaje pierwszy audit wewnętrzny, mający na celu określenie stopnia spełnienia wymagań wobec głównych punktów normy ISO 9001:2015, strategii i celów wytyczonych przez firmę, a także wymagań prawnych i wymagań narzuconych przez Zarząd.
Na jego podstawie powstaje raport i w konsekwencji realizowane są działania korygujące. Po ich zakończeniu przeprowadzany jest pierwszy Przegląd Systemu Zarządzania Jakością.
Ostatnim etapem jest przygotowanie do auditu certyfikacyjnego, wraz z wyborem jednostki certyfikacyjnej oraz udział w audicie certyfikacyjnym.
Przykładowy plan wdrożenia:
Etap przygotowania do wdrożenia
1. Analiza strategii przedsiębiorstwa, w celu określenia przyszłego kształtu systemu oraz zasad jego funkcjonowania
2. Powołanie zespołu wdrożeniowego
3. Ustalenie podstawowych wymagań dotyczących systemu
4. Wstępna analiza funkcjonalna oraz analiza aktualnej dokumentacji systemu Zarządzania Jakością, dla firm, które taki system już posiadają
5. Identyfikacja procesów (względnie zmian procesów istniejących)
6. Ustalenie różnic pomiędzy wymaganiami dotyczącymi systemu, a stanem faktycznym
7. Opracowanie harmonogramu wdrożenia
I etap wdrożenia
1. Określenie zakresu systemu
2. Opracowanie (aktualizacja) Polityki Jakości – cele strategiczne
3. Wstępne opracowanie celów jakości zgodnych z polityką jakości
4. Opracowanie (aktualizacja) schematu organizacyjnego przedsiębiorstwa
II etap wdrożenia
1. Szkolenie dla Kadry Zarządzającej i zespołu wdrożeniowego
2. Uzgodnienie kontekstu organizacji oraz potrzeb i oczekiwań zainteresowanych stron
3. Uzgodnienie procesów głównych, podprocesów i ich powiązań, wejść i wyjść oraz sekwencji procesów
4. Identyfikacja i analiza ryzyka, ewaluacja i postępowanie z ryzykiem
5. Uzgodnienie zasobów, monitorowania i pomiarów oraz zagrożeń dla procesów
III etap wdrożenia
1. Opracowanie (aktualizacja) dokumentacji określającej stanowiska pracy (np. Kart Opisu Stanowiska Pracy)
2. Opracowanie (aktualizacja) Księgi Jakości (opcja dodatkowa, niewymagana normą)
3. Opracowanie procedur (dostosowanie istniejących procedur do wymagań nowej normy)
4. Nadzór nad wykonaniem (aktualizacją) pozostałej dokumentacji
IV etap wdrożenia
1. Szkolenie pracowników (i auditorów wewnętrznych) w zakresie normy ISO 9001:2015
2. Uruchomienie systemu Zarządzania Jakością
3. Audit wewnętrzny
4. Dokumentacja działań korygujących
5. Przegląd Systemu Zarządzania Jakością
V etap wdrożenia
1. Przygotowanie do auditu certyfikacyjnego
2. Uczestnictwo i pomoc w audicie certyfikacyjnym
Czas wdrożenia - około miesiąca dla mikroprzedsiębiorstwa i 5 miesięcy dla średniego przedsiębiorstwa.
Wdrażanie ISO 14001:2015
Analogiczne podejście stosujemy również przy wdrożeniu Systemu Zarządzania Środowiskowego według ISO 14001:2015, z większym naciskiem położonym na wymagania prawne i uwzględnieniem analizy aspektów środowiskowych. Wdrożenie systemu zintegrowanego pozwala na zmniejszenie pracochłonności wdrożenia dzięki optymalizacji procedur i ujednoliceniu metod nadzoru nad udokumentowaną informacją.